7 kiểu sắp xếp phòng họp, hội nghị phổ biến nhất hiện nay
Tùy vào đặc điểm và không gian mà các nhà tổ chức sẽ sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong phòng họp, hội nghị theo 1 trong 7 phong cách dưới đây..
- Kiểu sắp xếp Theatre (Nhà hát)
- Sắp xếp theo kiểu chữ U
- Kiểu sắp xếp lớp học (Calssroom)
- Kiểu sắp xếp Conference
- Kiểu sắp xếp rỗng ở giữa (Hollow)
- Kiểu bàn tròn
- Kiểu bàn tiếp khách hoặc Cocktail
1. Kiểu sắp xếp Theatre (Nhà hát)
Theatre là một trong những kiểu sắp xếp chỗ ngồi thông dụng nhất, không chỉ dùng cho hội nghị mà phần lớn các hội trường hiện nay đều sử dụng kiểu sắp xếp này. Khi sắp xếp kiểu này, chỗ ngồi của khách mời thường đối diện với sân khấu.
Kiểu sắp xếp hội nghị theo kiểu nhà hát
Với kiểu sắp xếp nhà hát, không nhất thiết phải bố trí các dãy ghế dài và thằng, các hàng ghế phòng họp có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.
Cũng có thể sếp so le các hàng ghế để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước. Và nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết.
Kiểu thiết kế này cũng thường được dùng trong các không gian giảng đường đại học. Tuy nhiên, thay vì ghế hội trường bình thường thì các giảng đường sẽ dùng ghế hội trường giá rẻ có bàn viết thuận lợi cho việc ghi chép hơn.
Trong trường hợp có các hàng ghế dành cho đại biểu phía trên cùng, người ta sẽ bố trí thêm các mẫu bàn hội trường để tôn lên sự trang trọng cho những vị trí này cũng như giúp các vị đại biểu thuận lợi theo dõi được buổi biểu diễn.
2. Sắp xếp theo kiểu chữ U
Phong cách này rất phù hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở: họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận, họp giữa các phòng ban… nơi có 1 người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia.
Kiểu sắp xếp phòng hội nghị theo kiểu chữ U
Sắp xếp bàn theo kiểu chữ U để trống giữa, với ghế xung quanh bên ngoài, nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Vì vậy khi thiết kế hội trường theo kiểu này, các bạn cần nắm rõ tiêu chuẩn về kích thước bàn ghế hội trường để bố trị cho hợp lý.
Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.
Với kiểu setup này sẽ tạo ra một không gian làm việc tốt, đảm bảo sự tương tác giữa những người tham gia, việc nghe nhìn về hướng người thuyết trình diễn giả cũng khá thuận lợi.
3. Kiểu sắp xếp lớp học (Calssroom)
Sắp xếp phòng họp – hội nghị theo kiểu lớp học thường dãy bàn ghế dành cho các vị đại biểu hướng lên sân khấu, có không gian diện cho mọi người ghi chép, đọc tài liệu, người ngồi có thể dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc họp kéo dài và có không gian cho khách mời để các vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.
Kiểu sắp xếp hội nghị kiểu lớp học
Cách đặt bàn hội trường khoa học nhất là đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng, hướng tầm nhìn về phía người nói.
Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50 - 60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị. Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
4. Kiểu sắp xếp Conference (dành cho phòng họp, phòng hội nghị)
Cần thiết phải sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, hoặc hình bầu dục, oval… với những chiếc ghế chân quỳ được sắp xếp xung quanh bàn. Gợi ý: nên sử dụng các loại bàn họp đã có thương hiệu trên thị trường như: bàn họp 190, bàn họp Đức Khang, bàn họp Hòa Phát để đảm bảo an toàn về chất lượng.
Kiểu sắp xếp phòng hội nghị kiểu Conference
Kiểu bố trí này phù hợp với văn phòng công ty trong các cuộc họp quy mô vừa phải, giữa các bộ phận, phòng ban, họp hội đồng quản trị, họp nhóm thảo luận chung... dành cho những cuộc họp trên dưới 15 người. Nhưng nếu, muốn sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn, không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn.
Với các phòng họp, phòng hội nghị, vấn để tiêu âm rất quan trọng, bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin tại Cách âm phòng họp
5. Kiểu sắp xếp rỗng ở giữa (Hollow)
Kiểu sắp xếp này thường dành cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống, xung quanh xếp ghế.
Kiểu sắp xếp phòng hội nghị rỗng ở giữa
Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12-30 người, mà tại đây sự tương tác giữa các thành viên tham dự là quan trọng nhất và các cuộc họp thường không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày. Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.
6. Kiểu bàn tròn
Ngồi bàn tròn chỉ phù hợp cho số lượng từ 6 – 10 người trong các buổi sự kiện có ăn uống hoặc các buổi họp không phân định về giới hạn chức vụ giữa những người tham gia.
Kiểu sắp xếp phòng hội nghị bàn tròn
Trong một số sự kiện, người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả, thúc đẩy sự tương tác giữa những người ngồi cùng bàn. Nhưng có 1 hạn chế là nó chiếm khá nhiều diện tích.
Tham khảo thêm: Cách bố trí bàn họp theo ngũ hành
7. Kiểu bàn tiếp khách hoặc Cocktail
Bàn tiết diện nhỏ (có đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế được sắp xếp cho sự kiện khi có tiệc dùng trà, bia hoặc buffet giúp bạn tiết kiệm diện tích, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp, phong cách hiện đại, mang đến sự tương tác tốt cho khách. Tuy nhiên, kiểu sắp xếp này không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
Kiểu sắp xếp hội nghị Cocktail